Văn bản công chứng điện tử hợp pháp thế nào khi không có "dấu đỏ"?

Công chứng điện tử hợp pháp khi đáp ứng điều kiện nào?

Tâm lý ưu tiên bản giấy có dấu đỏ vẫn tồn tại ngay cả với người am hiểu công nghệ. Anh Nguyễn Hiếu Bảo, cư trú tại phường Tam Bình, TP. Hồ Chí Minh chia sẻ, anh từng nhận văn bản công chứng điện tử nhưng còn lo ngại về khả năng bị chỉnh sửa do không thấy dấu đỏ như trên giấy tờ truyền thống.

Trên thực tế, giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử được quy định tại Điều 5 và Điều 64 Luật Công chứng. Đồng thời, việc xác định hiệu lực của văn bản cần căn cứ vào các điều kiện pháp lý, không chỉ dựa vào việc có hay không có dấu đỏ trên bản giấy.

Ông Nguyễn Hồ Phương Vinh - Trưởng Phòng Công chứng số 1 TP. Hồ Chí Minh, Trưởng ban Chuyển đổi số Hội Công chứng viên TP. Hồ Chí Minh cho biết, văn bản công chứng có giá trị thi hành đối với các bên, làm thông tin để cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc như đăng ký sở hữu hay quyền sử dụng và có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.

Do đó, thay vì chỉ quan sát dấu đỏ, người dân cần kiểm tra chữ ký số và thông tin xác thực trên văn bản. Đây là bước cần thiết để đánh giá tính hợp lệ của giấy tờ trước khi sử dụng trong giao dịch.

Cách kiểm tra chữ ký số trên văn bản công chứng điện tử

Người dân có thể tham khảo hai cách kiểm tra:

- Qua website: Truy cập neac.gov.vn, tải văn bản công chứng điện tử lên và chọn chức năng kiểm tra chữ ký để xem thông tin chữ ký số.

- Qua phần mềm đọc PDF: Sử dụng trình đọc PDF có tích hợp công cụ kiểm tra chữ ký số để xác thực trực tiếp trên tệp.

Tuy nhiên, kết quả kiểm tra chữ ký số cần được hiểu đúng phạm vi: việc xác thực chữ ký không thay thế toàn bộ quá trình đánh giá tính hợp pháp của giao dịch và văn bản. Vì vậy, khi phát hiện chữ ký không hợp lệ hoặc có thông tin bất thường, người dân nên liên hệ tổ chức hành nghề công chứng liên quan để được kiểm tra, làm rõ.

Công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến khác nhau ra sao?

Bên cạnh việc xác thực văn bản, người dân cũng cần phân biệt hai hình thức thực hiện công chứng điện tử. Công chứng điện tử trực tiếp có thể áp dụng với các giao dịch theo quy định; trong khi công chứng điện tử trực tuyến được giới hạn đối với một số giao dịch đơn phương, chẳng hạn lập di chúc.

Ông Nguyễn Văn Sỹ - Phó Trưởng Phòng Công chứng số 1 TP. Hồ Chí Minh, cho biết quy trình công chứng điện tử được quy định trong Luật Công chứng và cụ thể hóa tại Điều 52, Điều 53 Nghị định 104, tương ứng với hình thức trực tiếp và trực tuyến. Khâu chuẩn bị trước khi ký có vai trò quan trọng trong quy trình công chứng điện tử. Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên cần có chữ ký số; đồng thời có thể hỗ trợ người dân đăng ký hoặc mua chữ ký số trước khi thực hiện để quá trình ký kết diễn ra thuận lợi.

Nhờ đó, khi đáp ứng các điều kiện tương ứng, công chứng điện tử có thể giảm bớt rào cản khoảng cách địa lý, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Đồng thời, việc sử dụng văn bản điện tử có thể hỗ trợ hạn chế nguy cơ giả mạo, mất hoặc tráo đổi bản chính.

Dù vậy, để khai thác những tiện ích này, người dân cần hiểu rõ hình thức công chứng phù hợp với giao dịch, chuẩn bị chữ ký số khi cần thiết và chủ động kiểm tra tính xác thực của văn bản trước khi sử dụng.