Công chứng điện tử mở ra thêm lựa chọn thực hiện thủ tục trên môi trường số, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Tuy nhiên, tâm lý e ngại sai sót, chưa quen sử dụng chữ ký số và chưa nắm rõ quy trình khiến nhiều người dân còn dè dặt. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng cách và hiểu rõ từng bước sẽ giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn.
Công chứng điện tử: Vì sao người dân còn e ngại?
Tại Văn phòng Công chứng, chị Nguyễn Thị Hồng Nhung, phường Dĩ An, số lượng hồ sơ thực hiện theo hình thức điện tử vẫn còn khá khiêm tốn. Trong số hơn 10 hồ sơ tiếp nhận vào buổi sáng, chỉ có một hồ sơ được thực hiện bằng phương thức này.
Công chứng viên tư vấn, giải đáp những vướng mắc của người dân khi thực hiện công chứng điện tử
Theo anh Phan Hồng Hạnh - Công chứng viên tại văn phòng, một trong những trở ngại là người dân chưa quen chuẩn bị phương tiện điện tử để tạo chữ ký số. Bên cạnh đó, tâm lý lo lắng về sai sót pháp lý trên môi trường số và việc chưa hiểu đầy đủ giá trị của chữ ký số cũng ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn hình thức công chứng điện tử.
Khâu lưu trữ văn bản sau khi hoàn tất thủ tục cũng là vấn đề cần lưu ý. Một số người chưa biết cách lưu giữ văn bản điện tử phù hợp, dẫn đến thất lạc và phải liên hệ lại tổ chức hành nghề công chứng để xin cấp bản sao.
Người dân thực hiện thủ tục công chứng tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Thị Hồng Nhung, phường Dĩ An
Chia sẻ trải nghiệm cá nhân, chị Nguyễn Phan Ngọc Trâm cho biết việc chủ động liên hệ văn phòng công chứng trước khi thực hiện có thể giúp người dân giảm bớt bỡ ngỡ. Trong lần đầu làm công chứng điện tử trực tuyến liên quan đến thủ tục đất đai, chị đã được hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ cần thiết.
Theo chị Trâm, quá trình thực hiện mất khoảng 15 phút, người dân mang theo căn cước công dân và sổ hồng, đồng thời được văn phòng hỗ trợ tạo chữ ký số tại chỗ.
Nắm rõ 5 bước thực hiện công chứng điện tử
Để hạn chế việc bổ sung giấy tờ hoặc phải đi lại nhiều lần, người dân có thể chủ động thực hiện theo quy trình:
Đặc biệt, khâu kiểm tra hồ sơ trước khi đến văn phòng có ý nghĩa quan trọng.
Bà Nguyễn Thị Hồng Nhung - Trưởng Văn phòng Công chứng Nguyễn Thị Hồng Nhung, cho biết trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ đứng tên một người có thể khiến người dân nhầm lẫn về chủ thể cần ký. Thực tế, cần xác định tài sản là tài sản chung hay riêng của vợ chồng, đồng thời xem xét có yếu tố thừa kế liên quan hay không.
Vì vậy, việc gửi hồ sơ trước để văn phòng kiểm tra, hướng dẫn bổ sung giấy tờ, xác định người tham gia ký và hẹn lịch sẽ giúp hạn chế phát sinh vướng mắc. Theo đại diện văn phòng, hoạt động kiểm tra hồ sơ từ xa này được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
Chủ động chuẩn bị để công chứng điện tử thuận lợi hơn
Công chứng điện tử không chỉ đòi hỏi người dân làm quen với chữ ký số mà còn cần chủ động trong khâu chuẩn bị và lưu trữ kết quả. Do đó, việc liên hệ trước với tổ chức hành nghề công chứng, cung cấp hồ sơ để được kiểm tra và tìm hiểu cách nhận, lưu giữ văn bản điện tử là những việc nên thực hiện.
Nhân viên công chứng hướng dẫn người dân quét Face ID để xác thực thông tin khi thực hiện công chứng điện tử
Khi người dân hiểu rõ quy trình và được hướng dẫn đầy đủ, những bỡ ngỡ ban đầu khi tiếp cận phương thức công chứng trên môi trường số sẽ từng bước được tháo gỡ. Đây cũng là điều kiện để công chứng điện tử phát huy tính tiện ích, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.