Kết nối hai đầu cầu, hoàn tất giao dịch từ xa
Tại Văn phòng Công chứng Gò Mây, TP. Hồ Chí Minh, một giao dịch ủy quyền chuyển nhượng quyền sử dụng đất được thực hiện trực tuyến với sự kết nối của công chứng viên tại Đà Nẵng. Theo đó, các thành viên trong gia đình anh Phạm Thanh Quảng cùng tham gia ký kết để ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục chuyển nhượng thửa đất tại Hà Nội.
Thông qua kết nối trực tuyến, công chứng viên ở hai đầu cầu lần lượt kiểm tra giấy tờ, xác nhận sự đồng thuận của các bên và hướng dẫn quy trình ký kết. Sau khoảng 30 phút thực hiện các bước theo quy định, gia đình anh Quảng hoàn tất thủ tục. Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực ngay sau khi ký kết.
Công chứng viên hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục xác nhận và ký kết giao dịch công chứng điện tử trực tuyến
Lần đầu trải nghiệm hình thức này, anh Phạm Thanh Quảng - phường Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh, đánh giá công chứng điện tử giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Đặc biệt, với giao dịch có các bên ở TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội, người dân không còn phải di chuyển đến cùng một địa điểm để thực hiện công chứng như trước.
Ông Phạm Văn Xuân - phường Hòa Phú, TP. Hồ Chí Minh cũng bày tỏ sự bất ngờ trước tính tiện lợi của công nghệ. Theo ông, các thao tác thực hiện khá đơn giản, giúp người dân hoàn tất thủ tục mà không mất nhiều thời gian đi lại.
Tăng tính thuận tiện nhưng vẫn bảo đảm chặt chẽ pháp lý
Hiện nay, Văn phòng Công chứng Gò Mây tiếp nhận và xử lý khoảng 30 - 40 bộ hồ sơ mỗi ngày. Dù công chứng điện tử trực tuyến chưa chiếm tỷ trọng lớn, nhu cầu đang có xu hướng tăng, tập trung chủ yếu ở các giao dịch nhà đất và tài sản có giá trị lớn.
Theo chị Phan Thị Kim Cúc - Công chứng viên Văn phòng Công chứng Gò Mây, quy trình kiểm tra hồ sơ điện tử vẫn bao gồm các bước rà soát tính pháp lý, tra cứu hệ thống CMS và hệ thống ngăn chặn như đối với hồ sơ truyền thống. Tuy nhiên, do các bên thực hiện tại hai địa điểm khác nhau, công chứng viên cần kiểm tra kỹ lưỡng hơn để hạn chế tối đa sai sót.
Đông đảo người dân đến làm thủ tục và thực hiện các giao dịch pháp lý tại Văn phòng Công chứng Gò Mây
Đối với giao dịch nhà đất, chị Trần Thị Hằng cho biết văn bản công chứng điện tử hiện đã được một số cơ quan đăng ký tiếp nhận và sử dụng. Vì vậy, hình thức này không nhất thiết phức tạp hơn công chứng truyền thống, nếu các bên đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ và quy trình thực hiện.
Theo thông tin từ đơn vị, hầu hết giao dịch có thể thực hiện qua công chứng điện tử trực tuyến. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù không thể kết nối hai điểm cầu hoặc các văn bản thể hiện hành vi pháp lý đơn phương như lập di chúc, từ chối nhận di sản không thuộc phạm vi áp dụng của hình thức này.
Người dân ký kết các văn bản, hợp đồng giao dịch dưới sự hỗ trợ chuyên môn của công chứng viên
Chi phí công chứng điện tử tương đương hình thức truyền thống. Hai điểm cầu chủ động thỏa thuận tỷ lệ phân chia, bảo đảm tổng mức thu phí công chứng theo quy định là 100%; riêng giá dịch vụ theo yêu cầu được thu theo quy định của từng tổ chức hành nghề công chứng.
Với khả năng kết nối các bên ở nhiều địa phương, công chứng điện tử trực tuyến đang góp phần đơn giản hóa quy trình giao dịch, giảm thời gian và chi phí đi lại. Quan trọng hơn, việc ứng dụng công nghệ vẫn đặt yêu cầu bảo đảm tính pháp lý, an toàn và quyền lợi của người dân lên hàng đầu.